L’organisation pour la dernière conférence de 2017 de mon blog voyage !

Avec vous

Il y a quelques jours, nous étions plus d’une soixantaine à nous donner rendez-vous à La Maison des Etats-Unis à Paris pour la dernière conférence de l’année de mon blog voyage sur le thème Noël à New York.

La journée n’avait pas bien commencé car j’ai appris que mon ami, (le DJ) avait malheureusement un cas de force majeure l’empêchant d’être là pour animer la soirée. Il avait pourtant préparé une très belle playlist pour l’occasion. Heureusement que la journée s’est finalement bien terminée !

 

Comment préparons nous nos conférences ? Par où commençons nous ?

Voici un aperçu du résultat final avant de vous en dire plus l’organisation et le déroulement de la soirée de la dernière conférence 🙂

 

 


Les coulisses de cette dernière conférence de mon blog voyage à La Maison des Etats-Unis

Début 2017, nous avions défini les thèmes à aborder pour chaque conférence afin de nous organiser un maximum à l’avance.

Deux mois avant, en général nous démarrons nos recherches d’inspiration : Pinterest, Google, balades dans Paris, Instagram, souvenirs de voyage .. Par exemple, pour cette dernière conférence sur le thème de Noël à New York, c’est plutôt Pinterest qui nous a inspiré pour l’eau infusée réalisée par le Café Paulette ou encore les rideaux avec la guirlande de lumières dégotées chez Zodio.

Pour la décoration, je me suis rendue au magasin Zodio de Gennevilliers. J’ai expliqué mon projet à Laura (chef étalagiste – compte Instagram lauracraft_) afin qu’elle puisse m’aider à mettre tout cela en place. Je suis loin d’être douée pour le DIY alors autant vous dire que j’ai beaucoup apprécié son aide et ses précieux conseils.

 

zodio-gennevilliers L'organisation pour la dernière conférence de 2017  de mon blog voyage !

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Nous nous sommes assis dans un espace dédié afin de trouver des inspirations sur le site de Pinterest et réfléchir ensemble à des idées facilement réalisables tout en respectant mon budget : customiser les lettres WLNY dans l’esprit de Noël, personnaliser une couronne, apporter un peu de magie à l’espace cocktail dînatoire avec des touches américaines, …

Bref, j’ai adoré ce moment et je retournerais sans hésitation à Zodio Gennevilliers pour me faire conseiller sur un futur projet avant de réaliser mes achats.

Quelques jours avant la conférence, nous ouvrons les inscriptions en ligne. A partir de ce moment là, il faut suivre les inscriptions, envoyer les invitations personnalisées, gérer les annulations de dernière minute, transmettre la liste à La Maison des Etats-Unis.

La semaine qui précède la conférence, nous créons la keynote qui sera projetée durant la première partie de la conférence. Cela prend environ 8 heures à réaliser entre l’organisation des idées sur chaque page, le choix des photos et des vidéos. Pour les premières conférences, il était nécessaire de se fournir les câbles en last minute pour relier notre ordinateur au vidéo projecteur.

Deux/trois jours avant, nous contactons les divers prestataires pour bien organiser les livraisons, surtout pour la nourriture. Nous prenons aussi contact avec les pro qui réaliseront les vidéos et les photos de l’événement. Par exemple, je confie souvent mes projets à Vikini.

Le jour J, nous arrivons quelques heures avant pour tout préparer. Les détails techniques pour projeter le support visuel mais surtout la décoration : la mise en place de la table d’accueil, les espaces food, l’emballage des cadeaux, etc .. Heureusement que le personnel de La Maison des Etats-Unis est toujours disponible. Merci à eux !

 

 

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Bref c’est beaucoup de boulot mais surtout une grosse question d’organisation.

Le plus simple ? Se faire une check-list pour ne rien oublier et ne pas stresser. Avec l’expérience et le recul, j’ai enfin compris qu’il est essentiel de tout noter. Je suis devenue une pro check list !

Du coup, l’organisation de la dernière conférence a été un véritable challenge puisque nous nous sommes rendus avec Christophe, la dernière semaine à La Maison des Etats-Unis quasiment tous les soirs après le travail pour anticiper sur les petits détails. Tout est une question d’organisation pour ne pas stresser ou courir dans tous les sens. Ca aussi je l’ai bien compris désormais ! C’est primordial.

 


La conférence Noël à New York

La soirée a démarré à 19h. C’est Elodie qui est arrivée la première, une fidèle lectrice du blog. Pour la petite histoire, j’étais contente de connaître quasiment tous vos prénoms entre les personnes qui ont assisté aux précédentes conférences et celles qui commentent régulièrement sur les réseaux sociaux ! Vous êtes vraiment une communauté en or !

 

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La salle était pleine à craquer. Vous avez été nombreux à partager vos expériences de voyage à New York et ça c’est vraiment top.

 

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Puis, nous nous sommes rendus à l’espace cocktail dînatoire afin de déguster le délicieux lobster roll de Homer Lobster. Vous l’avez tous apprécié ! Un vrai délice que vous pouvez retrouver au food court du BHV Marais.

 

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Vous avez eu l’opportunité de goûter l’eau infusée du Café Paulette, une tuerie !

 

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Puis, vous avez terminé la soirée avec la dégustation d’un succulent gâteau personnalisé au chocolat Red Velvet réalisé par Sugar Plum Cake Shop dont je vous parlerais prochainement. Une vraie réussite !

 

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Mais ce n’est pas tout. De nombreux cadeaux vous attendaient sous le sapin : des livres des Editions Nomades mais aussi des produits Made in USA du site Le Comptoir Américain (bientôt je vous présenterais une wishlist pour Noël) et quelques cadeaux sympas de chez Zodio Gennevilliers !

 

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Avec Christophe et l’équipe de La Maison des Etats-Unis, nous avons pris énormément de plaisir à échanger avec chacun d’entre vous et nous espérons vous revoir très vite pour un futur événement à Paris.

 

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Pour 2018, nous avons beaucoup d’idées y compris pour La Province. Comptez sur nous pour être une nouvelle fois au rendez-vous !

A très vite !

 

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Passionnée par New York, Viviane a fondé le blog voyage & lifestyle We Love New York en Mars 2009. Un espace où elle partage, d’une part, ses coups de coeur et bons plans à New York, sa ville favorite, et d’autre part, ses carnets de voyage vers d’autres destinations. We Love New York est là pour vous permettre de passer les meilleures vacances à New York et ailleurs dans le monde tout en abordant quelques sujets lifestyle du quotidien pour se divertir ! Welcome !


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